[HR Insight💡] 근로기준법과 행정해석을 근거로한 연차 촉진 방법

글을 작성하기에 앞서 나는 노무사가 아니다. 이 글은 내가 찾아본 근로기준법과 행정해석, 그리고 여러 자료와 나의 경험을 근거로 한다. 연차 지급 방식은 크게 직원의 입사일을 기준으로 하는 방식과, 회계연도를 기준으로 하는 방식이 있다. 이와 관련된 내용은 여기를 클릭하여 확인할 수 있으며, 이 글은 1년 이상 근로자의 회계연도 연차 지급 방식을 기준으로 작성한다. 회계연도는 보편적인 1월 1일로 가정한다.

연차촉진제도란?

연차 촉진 제도란 단어 그대로 직원들이 연차를 사용하도록 촉진하는 제도이다. 근로자는 매년 지급받는 연차를 기한 내에 사용하지 못하면, 회사는 근로자의 1일 통상임금만큼을 미사용 연차일수에 맞추어 주어야 한다. 만일, 내가 올해 연차 15개 중에서 10개만 썼다면, 01월 급여받을 때에 5일 치에 대한 미사용 연차 수당을 지급받게 된다. 회사 입장에서는 직원이 휴가를 너무 많이 쓰는 것도 문제이지만, 휴가를 너무 안 써도 비용이 발생하는 문제가 생긴다.

이때, 회사에서 미사용 연차 수당을 지급하지 않아도 되는 방법이 있다. 그 방법과 근거는 아래와 같다.

• 근로기준법 제61조
  ① 사용자가 제60조 제1항ㆍ제2항 및 제4항에 따른 유급휴가(계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조 제2항에 따른 유급휴가는 제외한다)의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 제60조제7항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다.

글이 긴데, 색상으로 하이라이트 표시한 것만 확인하면 된다.

• 다음 각 호의 조치란 연차 촉진(독려)을 의미하며 본문 하단에서 자세히 언급할 것이다.
• 쉽게 말해서 1년 안에 2회에 걸쳐 직원에게 휴가를 사용하도록 독려(촉진)를 하면 회사는 직원의 미사용 연차에 대한 수당을 지급하지 않아도 된다.

제60조 제7항은 쉽게 생각해서 만료일(12/31)로 생각하면 된다. 그럼 다음 각 호의 조치(독려) 방법과 시기에 대해서 알아보자.

연차 촉진 방법 및 시기

• 근로기준법 제61조
  1. 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것
  2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것

이 역시 글이 긴데, 색상으로 하이라이트 표시한 것만 보면 된다. 참고로 위에서 말한 것처럼 "제60조 제7항"은 쉽게 '휴가 만료일'이다.

1.  제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내
   
   • 즉, 07.01-07.10 사이에 미사용 연차일을 직원에게 알려주고, 직원은 휴가 계획서를 회사에 제출하라고 서면으로 통보하면 된다.
     + 이를 1차 연차 촉진이라고 통상적으로 말한다.
     + 근로기준법을 보면 1차 연차촉진에서 회사의 의무는 근로자에게 휴가 계획서를 제출하라고 촉구(통보)하는 것 까지이다. 많이들 반드시 연차 계획서를 받기까지 해야 하는 것으로 알고 있는데, 2차 연차 촉진 때, 시기 지정만 누락 없이 잘 해준다면, 통보까지만 해도 무방하다.
2. 제60조 제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보
   • 1차 연차 촉진을 통보하였음에도 불구하고, 연차 계획서를 제출하지 않은 직원에게 10.31까지 회사에서 강제로 사용 시기를 지정하여 통보한다.
     + 이를 2차 연차 촉진이라고 통상적으로 말한다.

간단하다. 7월과 10월에 위와 같이 2번의 촉진만 하면 된다. 연차를 회계연도를 기준으로 관리하면 1년에 두 번만 하면 되는 작업을 입사일 기준으로 관리하면 매월, 매일 확인하고 관리를 해야 하기 때문에, 최근에는 회계연도 기준으로 많이 관리하는 추세이다.

(회계연도를 기준으로 관리하면, 23년 10월 입사자가 24년 10월, 11월, 12월에 연차를 어떻게 받아야 할까? 이것에 대해서는 나중에 따로 작성하겠다.)

근로기준법

 

자주 묻는 질문

반드시 종이로 제출해야 한다는 말이 있는데, 그룹웨어, 메일, 전자계약 등의 방식은 불가한지?

이 질문을 하는 가장 큰 이유는 근로기준법 본문에 "서면으로 통보"라는 문구 때문에 그렇다. 또한, 연차촉진은 근로기준법을 벗어나면 인정하지 않기 때문에 입법 초기에는 대부분의 노무사님들도 반드시 종이로 하라고 하였다. 이에 대한 나의 생각은 이렇다. 전자 방식으로 해도 된다. 아래의 전자거래 기본법을 보면, 문서가 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 법적 효력이 부인되지 않는다. 즉, 전자문서도 법적인 효과를 갖는다고 명시되어 있으며, 심지어 '서면'으로 본다는 문구도 있다.

• 전자거래 기본법 
  제4조(전자문서의 효력) 
  ① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다. <개정 2020. 6. 9.>
  ② 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 「민법」 제428조의2제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다. <신설 2016. 1. 19.>
  
  제4조의 2(전자문서의 서면요건) 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 서면으로 본다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로 보지 아니한다.
  1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것
  2. 전자문서가 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

 

전자문서 및 전자거래 기본법

또한, 아래의 근로개선정책과의 답변을 보면, 그룹웨어 등 전자결재체계가 완비되어 있으며, 개별로 명확히 통보하는 경우는 전자 방식도 인정된다고 작성되어 있다. 다만, '전자결재체계 완비'와 '모든 업무의 기안, 결제, 시행과정'은 다소 범위가 애매할 수 있다.

• 근로개선정책과의 답변
  근로개선정책과의 내용을 보면 "전자문서로서 연차유급휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결제, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우 인정됨(근로개선정책과-5353, 2011.12.19.)"이라고 답변하고 있습니다.

참고사항

• 1년의 근로를 마친 다음 날근로관계가 있어야 미사용 수당 청구 가능(링크)

만일, 1월 1일 입사자가 12월 31일을 마지막 근무로 퇴사를 한다면, 연차촉진을 받지 못하였더라도 미사용 연차 수당을 청구할 수 없다. 1월 1일 입사자가 내년도 1월 1일째(366일째)에도 근무를 해야 연차 미사용 수당을 받을 수 있다.

• 5인 미만 사업장 근무자 또는 4주 평균 1주 15H 미만 근로자는 연차휴가 관련 법률 조항을 적용받지 않는다.