[HR Insight💡] 인사 관리 연차 지급 방식

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연차는 처음 공부할 때 이해하기가 쉽지 않았다. 근로기준법을 읽더라도 단번에 이해하기가 어려웠고, 인사팀 업무를 시작하는 분들도 연차 부분은 많이 헷갈리는 부분이다. 그래서 이번엔 연차에 대하여 다시 한 번 정리하고자 한다. 대부분 회사에서는 연차를 크게 '입사일'과 '회계연도'를 기준으로 구분하여 연차를 관리한다. 이 글에서는 편의상 "유급휴가=연차"로 작성하였다.

✅연차의 기본
1️⃣1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주어야 한다. (근로기준법 제60조 1항)
2️⃣사용자는 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자 또는 1년간 80퍼센트 미만 출근한 근로자에게 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 주어야 한다. (근로기준법 제60조 2항)
3️⃣사용자는 3년 이상 계속하여 근로한 근로자에게는 제1항에 따른 휴가에 최초 1년을 초과하는 계속 근로 연수 매 2년에 대하여 1일을 가산한 유급휴가를 주어야 한다. 이 경우 가산휴가를 포함한 총 휴가 일수는 25일을 한도로 한다. (근로기준법 제60조 3항)

추가로, 연차는 '근로한 것에 대한 보상을 주는 개념'으로 생각하면 된다. 즉, 과거에 근로한 것을 대가로 연차를 지급하는 것이다.

✅1년 미만 입사자의 연차
1년 미만 입사자는 입사 1년이 되는 시기까지 매월 1일의 연차가 주어진다. 예를 들어, 2020.05.02에 입사한 직원이 있다면, 2020.06.02/2020.07.02 ... /2021.04.02까지 매월 1개씩 연차가 발생하여, 입사한 지 1년이 되는 시점까지 총 11개의 연차를 받는다. 위의 말한 것처럼 연차란 '근로한 것에 대한 보상'이기 때문에 2020.06.02에 최초 입사 후 1개월에 대한 보상으로 연차를 지급받기 시작한다.
입사 1년 미만인 시기에 매월 부여받은 연차는 입사 1년 뒤인 시점까지 사용을 해야 한다. (근로기준법 제 60조 7항)
💡2022.06.02 입사자라면 매월 받은 1년 미만의 연차를 2023.06.01까지 사용해야 한다.

사실상 1년 미만의 경우는 '연차'보다는 '월차'의 개념이 맞다. 1년 미만 입사자의 연차는 '회계연도' 또는 '입사일'기준 연차 관리와 관계없이 반드시 준수하여야 한다. 물론 어떤 회사에서는 편의상 개근을 할 것으로 가정하여 미리 11일의 연차를 부여하는 경우도 있다. 이 경우에 큰 문제가 될 것은 없어 보인다.(다만, 2개월 만에 그만두는 사람이 월차를 5개 쓰는 경우 복잡해질 수 있다.)

✅입사일 기준 연차 관리
단어 그대로 직원의 입사일을 기준으로 연차를 관리하는 방식이다. A직원의 입사일이 2020.05.02라면 이 직원은 본인이 한 해 동안 사용할 연차를 2021.05.02부터 매년 받기 시작한다. 마찬가지로, 이 직원의 연차 만료일은 매년 05.01이 된다. B직원은 입사일이 2020.10.23이라면, 이 직원은 2021.10.23부터 매년 연차를 받으며, 만료일은 매년 10.22이 된다.
입사일 기준으로 연차를 관리하게 될 경우, 직원이 퇴사하게 되어 연차를 정산하기가 그나마(?) 편하다. 현 시점 기준으로 남은 연차에 대해서만 수당으로 지급하면 되기 때문이다.

✅회계연도 기준 연차 관리
입사일 기준 연차 관리에서는 직원마다 발생하는 연차를 관리하기 번거롭다. 특히, '연차촉진'하는 것이 쉬운 일이 아니다. 그래서 1월 1일 또는 4월 1일 등 회계연도를 기준으로 일괄 관리하는 회사들이 생기기 시작한다.
매년 회계연도가 시작하는 일자에 전 직원에게 1년간 사용할 휴가를 부여하며, 만료일 역시 전 직원이 같다. 이렇다 보니, 연차촉진도 일괄적으로 관리할 수 있는 편리함이 생긴다.

다만, 신규 입사자가 365일을 근무하지 않은 상태에서 1년차 회계연도를 맞이할 경우라는 변수가 생긴다. 20.05.02입사자가 21.01.01에 연차를 또 부여받는 일이 생기는 상황이다. 이때는, 아래의 2가지로 연차를 부여하면 된다.

1️⃣비례 연차 계산하여 지급(근속일수/365일*15일)
2️⃣그냥 15일 지급

회계연도를 기준으로 연차를 관리할 때는 근로기준법 제 60조 3항의 '최초 1년을 초과하는 계속 근로 연수 매 2년에 대하여 1일을 가산한 유급휴가를 주어야 한다.'를 근거로 입사 4년이 되는 해(年)부터 1일을 2년마다 가산해 주면 된다. 즉, 2020.05.02입사자의 경우 2024.01.01에 16일의 연차를 받는다. (2021.01.01에는 비례 연차를 지급해야 한다.)
 
나는 노무사가 아니기 때문에, 본 글은 참고용으로만 보고, 자세한 내용은 노무사님의 자문을 구하는 것을 권장한다. 대한민국엔 유능한 노무사님이 많이 계시다. <2021.10.31 작성>